প্রকল্প ব্যবস্থাপনার ৫টি প্রক্রিয়া।

একটি প্রকল্পের চিন্তা সংশ্লিষ্টদের মাথায় আসার সাথে সাথেই বলা যায়, প্রকল্পের ‘আরম্ভের শুরু’। তাই ‘আরম্ভকে’ প্রকল্প পরিকল্পনায় একটি পর্যায় বা প্রক্রিয়া হিসেবে বিবেচনা করা হয়। এপর্যায়ে যত তথ্য-উপাত্ত সংগৃহীত হবে, এসবই প্রকল্পের ‘পরিকল্পনার’ জন্য আবশ্যক।  ফলে ‘পরিকল্পনাকে’ প্রকল্পের দ্বিতীয় পর্যায় হিসেবে বিবেচনা করা হয়। পরিকল্পনার পর স্বাভাবিকভাবেই চলে আসে ‘বাস্তবায়নের’ কথা। বাস্তবায়ন প্রক্রিয়ার সাথে ‘তত্ত্বাবধান ও নিয়ন্ত্রণ’ ওতপ্রোতভাবে জড়িত।  সঠিকভাবে তত্ত্বাবধান ও নিয়ন্ত্রণ করার ফলশ্রুতিতে আসে একটি প্রকল্পের সফল ‘সমাপ্তি’।

সাধারণভাবে ৫টি প্রক্রিয়ার মধ্যে প্রকল্প ব্যবস্থাপনা সীমাবদ্ধ: ১) আরম্ভ ২) পরিকল্পনা্ ৩) বাস্তবায়ন ৪) তত্ত্বাবধান ও নিয়ন্ত্রণ এবং ৫) সমাপ্তি। একটি প্রকল্পকে আরম্ভ থেকে সমাপ্তি পর্যন্ত নিয়ে যাবার পথে প্রক্রিয়াগুলো ‘পাশাপাশি’ কাজ করে।

পাঁচটি প্রক্রিয়া স্বাধীন, অর্থাৎ প্রকল্পের সফলতার জন্য আলাদভাবে প্রতিটি প্রক্রিয়ার সমাপ্তি হওয়া প্রয়োজন। তবে স্বাধীন হলেও প্রক্রিয়াগুলো পৌনপুনিক এবং পরস্পর সম্পর্কযুক্ত। একটি আরেকটির সাথে জড়িত। আরম্ভ না হলে পরিকল্পনা বা বাস্তবায়নের চিন্তা করা যায় না। তেমনিভাবে তত্ত্বাবধান না করলে প্রকল্পের কাজগুলো সঠিকভাবে নির্ধারিত সময়ে শেষ হবে না। ফলে প্রকল্পটি ‘সমাপ্তির’ দিকে যেতে পারবে না।

‘পৌনপুনিক’ বলতে বুঝানো হচ্ছে যে, একটি প্রকল্প বাস্তবায়নের প্রতিটি পর্যায়ে ‘আরম্ভ পরিকল্পনা বাস্তবায়ন তত্ত্বাবধান এবং সমাপ্তি’ থাকতে হয়। নতুবা কাজগুলো প্রকল্পের শর্ত পূরণ করে শেষ হতে পারবে না। যেমন: পরিকল্পনার সাথে বাস্তবায়ন এবং বাস্তবায়নের পরিকল্পনার বিষয়গুলো পৌনপুনিক। বাস্তবায়ন করতে গিয়ে পরিস্থিতি বিবেচনায় কোন পরিবর্তন বা পরিবর্ধন করতে চাইলে, পরিকল্পনায় সংশোধন আনতে হবে। তবে এসব পরিবর্তনের জন্য সুনির্দিষ্ট যুক্তি এবং প্রক্রিয়া অনুসরণ করতে হয়। কারও খামখেয়ালিমতো কোন প্রতিষ্ঠিত পরিকল্পনায় পরিবর্তন আনা যায় না।

১) আরম্ভ:

  • প্রকল্পের প্রাথমিক পরিধি/সীমানা/কার্যাবলী নির্ধারণ
  • আর্থিক উৎস নির্ধারণ
  • প্রকল্পের পৃষ্ঠপোষক ও কর্মীসহ সংশ্লিষ্ট অংশীজনকে চিহ্নিতকরণ
  • তথ্য সংগ্রহ

 

২) পরিকল্পনা:

  • প্রকল্পের লক্ষ্য কাজ ও খরচের সীমানা নির্ধারণ
  • পৃষ্ঠপোষক প্রতিষ্টানের সাথে কৌশল ও পদ্ধতিগত সম্পর্ক সুস্পষ্ট করা
  • পরিকল্পনা বিষয়ক কাগজপত্র: যেমন, প্রকল্প প্রস্তাবনা বা প্রকল্প ব্যবস্থাপনার পরিকল্পনা

 

৩) বাস্তবায়ন:

  • কর্মী ও উপকরণের ব্যবস্থাপনা
  • পৃষ্ঠপোষক ও সংশ্লিষ্ঠ ব্যক্তি ও প্রতিষ্ঠানের প্রত্যাশা মোতাবেক কাজের অগ্রগতি
  • পরিকল্পনা মোতাবেক কাজের বাস্তবায়ন ও সম্ভাব্য সমন্বয় সাধন

 

৪) তত্ত্বাবধান ও নিয়ন্ত্রণ:

  • পরিকল্পনার সাথে অগ্রগতির তদারকি
  • বর্তমান সমস্যার সমাধান এবং ভবিষ্যত প্রতিবন্ধকতার পূর্বাভাস প্রদান
  • সংশ্লিষ্ট পক্ষগুলোর (প্রকল্পের মালিক, দাতা, সুবিধাভোগী, ক্রেতা) মধ্যে সমন্বয় সাধন

 

৫) সমাপ্তি:

  • কাজ ও চুক্তির সমাপ্তি নিশ্চিতকরণ
  • কাজের মূল্যায়ন ও অনুমোদন: শেষ না হলেও ‘শেষ’ বলে বিবেচনা করতে হতে পারে
  • তথ্য ও ফলাফল (প্রতিবেদন, অভিজ্ঞতার বিবরণ) সংগ্রহ করা
  • সমাপনী আনুষ্ঠানিকতাগুলো পরিকল্পনামতো শেষ করা

 

প্রকল্পের পাঁচটি অত্যাবশ্যক প্রক্রিয়া সম্পর্কে ‘প্রাথমিক ধারণা’ দেবার জন্য যথাসাধ্য সংক্ষেপ করা হলো।

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *